El oficio del gerente no es tarea sencilla, tal como lo comentamos en el ensayo anterior, el gerente debe planificar, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones de una organización, lo que implica crear grupos de trabajo armónico, fijar objetivos, organizar tareas, actividades y personas, comunicar, controlar, desarrollar a su equipo de trabajo, en fin, un sin número de funciones que tienen una sola finalidad, cumplir con las metas y objetivos establecidos por la organización, alcanzar los niveles de productividad y calidad deseados.
Cuando a todas estas actividades se les unen grandes volúmenes de operaciones, el desempeño de las funciones del gerente se ve cuesta arriba y en ocasiones, si no se tienen las habilidades y estrategias adecuadas, imposibles de realizar. En el presente ensayo analizaremos algunas estrategias gerenciales necesarias para el desarrollo de las actividades cotidianas de un gerente.
ESTRATEGIAS GERENCIALES
La efectividad de una organización depende básicamente del buen desempeño de la funciones del gerente, su habilidad para manejar al grupo de trabajo y guiarlos hacia el logro de los objetivos. Sin embargo, todo esto nos lleva a la siguiente interrogante en el arte de gerencia ¿Cómo ser efectivos, sin morir en el intento, cuando se manejan grandes volúmenes de operaciones?
La respuesta a esta interrogante es lo que se denomina como las cuatros funciones gerenciales: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
PLANIFICACIÓN
El primer paso a seguir para alcanzar las metas propuestas por una organización y manejar un gran volumen de operaciones, sin morir en el intento, es la Planificación, lo que determinará qué hacer y cómo hacerlo. La planificación consiste básicamente en definir objetivos específicos y factibles.
El proceso gerencial de planificación implica el diseño de una estrategia que según Villamizar (2004) es: “El conjunto de acciones o actividades diseñadas para la producción o consecución del objetivo”.
Es decir, que para llevar a cabo este proceso eficazmente es necesario que el gerente se plantee una serie de preguntas en un orden lógico y sistemático: ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Quién?, ¿Con qué?
En resumen el gerente debe establecer, en primera instancia, un plan de trabajo en donde se especifiquen las actividades a realizar, los objetivos que se desean alcanzar con cada actividad, cómo, dónde y por quién será realizada y las herramientas a utilizar para su ejecución.
ORGANIZACIÓN
El siguiente paso es la Organización que consiste en distribuir ordenadamente los recursos existentes para ejecutar el plan diseñado.
Según Villamizar en el proceso de organización se deben ejecutar las siguientes actividades básicas: Establecer las relaciones de subordinación, mostrar el patrón de delegación de responsabilidad, definir el flujo de trabajo y distribuir y asignar las tareas y responsabilidades.
En este punto el gerente empieza a delegar funciones, a establecer puestos de trabajo, diseñar cargos y determinar el recurso humano que ejecutará las actividades, que posteriormente supervisará para garantizar el logro de los objetivos planteados.
DIRECCIÓN
En este punto lo planificado y organizado se convierte en acción, el gerente debe guiar y supervisar a su equipo de trabajo, el recurso humano, debe velar por el fiel cumplimiento de las actividades asignadas, que cada cual cumpla con las funciones delegadas para la consecución de los objetivos trazados.
Para la ejecución de este proceso el gerente debe, según Villamizar (2004), cumplir con ciertos principios básicos: comunicación directa, explicación amplia de los objetivos, indicar las instrucciones de manera clara y precisa sobre los métodos, procedimientos y recursos, promover una retroalimentación oportuna y difundir las políticas y normas que deberá seguir el equipo.
De esta forma, el equipo de trabajo contará con instrucciones claras y el proceso productivo se efectuará de manera optimizada y rápida, esto permitirá alcanzar grandes niveles de satisfacción al consumidor final, lo que se traduce en calidad de servicio.
CONTROL
En esta última etapa el gerente analiza los resultados, los compara con los objetivos y metas planteadas y de ser necesario aplica medidas correctivas, replantea los procesos con la finalidad de ajustarlos a las metas propuestas.
El proceso de control, según Villamizar (2004) debe nacer de los objetivos planteados, fundamentarse en indicadores de éxito organizacional, ser claros flexibles y económicos, reflejar la estructura de la organización, identificar desviaciones y generar las acciones correctivas necesarias.
Este proceso implica diseñar un sistema de información continua sobre todo el proceso productivo que permita descubrir la relación causa-efecto para que el gerente pueda tomar acciones inteligentes, flexibles y oportunas.
El éxito gerencial en el manejo de grandes volúmenes de operaciones va a depender de la capacidad analítica del gerente y de su habilidad para generar planes de trabajo óptimos, que simplifiquen procesos, la creación de puestos de trabajo efectivos acordes con el proceso productivo de la organización y sistemas de información para el control de las operaciones.
Una de las claves fundamentales, la escogencia de un equipo de trabajo compuesto por profesionales y expertos en el área de trabajo, capaces de llevar a cabo las actividades y funciones delegadas por el gerente para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
BIBLIOGRAFÍA
- Villamizar, Mario (2004). La Acción de Gerenciar. Primera Edición. La Asunción – Nueva Esparta. M.V.D. Asesores.
